Ein normales Rechnungsprogramm schreibt Positionen untereinander und rechnet die Summe. Für eine Pflasterfläche beim Privatkunden reicht das. Für eine Außenanlage der Gemeinde reicht es nicht. Dort brauchst du das Aufmaß als Grundlage, Abschläge während der Bauzeit und eine Schlussrechnung, die zum Leistungsverzeichnis passt.
Rechnung aus dem Aufmaß
Im GaLaBau rechnest du nach Menge ab: Quadratmeter Pflaster, laufende Meter Bordstein, Stück Bäume. Die Mengen stammen aus dem Aufmaß. Ein gutes Rechnungsprogramm übernimmt sie in die Rechnung. Du tippst keine Zahl zweimal.
Achte darauf, dass du das Aufmaß zusammen mit der Rechnung verschicken kannst. Fehlt es, kann der Prüfer beim Auftraggeber deine Mengen nicht nachvollziehen.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei größeren Baustellen rechnest du in Abschlägen ab. Jede Abschlagsrechnung zeigt, was du bisher geleistet hast und was schon bezahlt ist. Die Schlussrechnung fasst alles zusammen und zieht die Abschläge ab. Ein Rechnungsprogramm für den GaLaBau führt diese Kette für dich. In einer Tabelle rechnest du sie bei jeder Rechnung neu, und jede Neuberechnung ist eine Fehlerquelle.
Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format
Öffentliche Auftraggeber verschicken Leistungsverzeichnisse oft als GAEB-Datei. Kann dein Programm GAEB einlesen, übernimmst du alle Positionen mit Ordnungszahl und Text. Du trägst nur noch deine Preise ein. Mit demselben Format gibst du dein Angebot zurück. Ohne GAEB tippst du ein LV mit hundert Positionen von Hand ab.
E-Rechnung
Rechnungen an den Bund und seine Behörden schickst du seit November 2020 als E-Rechnung. Grundsätzlich gilt dafür das Format XRechnung (E-Rechnungsverordnung des Bundes). Für Rechnungen zwischen Unternehmen gilt eine Übergangszeit. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie Betriebe ab 2027. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatkunden betrifft das nicht. Frag beim Kauf, welche Formate das Programm erzeugt, und klär die Details mit deinem Steuerbüro.
Zwei Beispiele aus dem Betrieb
Du baust für eine Gemeinde einen Spielplatz mit Fallschutzflächen, Wegen und Pflanzung. Die Bauzeit läuft über drei Monate. Nach dem ersten Monat schickst du eine Abschlagsrechnung mit dem Aufmaß der fertigen Wege. Nach dem zweiten Monat folgt die nächste. Die Schlussrechnung zieht beide Abschläge ab, und die Gemeinde prüft sie am Aufmaß.
Ein Privatkunde lässt seine Terrasse und den Zugang zum Haus pflastern. Hier brauchst du kein GAEB, aber ein Angebot, das er versteht. Du schreibst die Fläche in Quadratmetern, das Material mit Farbe und Format und die Arbeitsschritte in einfachen Worten. Nach der Abnahme machst du aus dem Angebot die Rechnung.
Checkliste für den Kauf
Prüf beim Testen diese Punkte: Aufmaß als Grundlage der Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Import und Export im GAEB-Format, E-Rechnung im Format XRechnung, eine App für die Kolonne und Server in Deutschland. Teste mit einem echten Auftrag aus dem letzten Jahr. Dann siehst du, wo das Programm hakt.
Galasuite soll diese Punkte erfüllen, mit dem Aufmaß im Mittelpunkt. Den Start erfährst du über den Newsletter.
